声像档案的整理

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声像档案的整理

第一条声像档案的整理包括分类、组合、排列和编目使其系统起来便于保管和利用

第二条声像档案的整理由摄录人员负责档案部门协助

第三条分类、编号
1.照片档案按年代、问题分类同属一类的照片按时间顺序编号同时填写其底片号底片在全宗内编流水号格式：全宗号-流水号
2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类按内容编号同一内容分录几盘的应视为一个案卷编一个案卷号然后每盘再依次编排序号
3.编注与其他载体档案相联系的参照号格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号

第四条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素划定保管期限

第五条文字说明的编写
1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等
2.编写文字说明的要求：
(1)准确揭示档案材料的内容概括其反映的全部信息标注项目正确齐全；
(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明一组声像资料联系密切的应加文字说明：
(3)文字简洁、语言通顺；
(4)时间用阿拉伯数字表示

第六条编制格式
1.照片编制采用横写格式其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者
2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页按要求逐项填写

第七条案卷要求
1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷集中编放
2.卷内目录：
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；
录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录
3.卷内备考表用于说明卷内声像材料的整理、变动情况

第八条编目
声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规则》进行

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