传真、书信来往和签订合同制度

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1．传真
（1）接传真后了解其内容向领导汇导请求处理的具体方式；
（2）回复传真时要注意检查电文特别是报价传真一定要审核价格是否准确以防止出现错漏
（3）回复传真后凡要求订房并需经领导确认的要复印一份交预订部订房后存档
2、书信
（1）接到书信后要了解其内容针对具体的情况向领导汇报；
（2）复信写好后要认真检查交领导审阅上级领导认可后盖上本部门的印章复印一份留档把原稿寄出
3、合同
（1）制订合同前先要了解该年度的团体房价、餐价司防房价、餐价及散客价、回扣率；
（2）做好合同后先呈领导批阅批复后送打字室打印
（3）合同取回后要认真审核确保准确无误后盖上本部印章呈领导签署；签好后复印一份存档把签好的合同寄发（或让对方旅行社到酒店签署）；
（4）收到签复合同后在登记册上分类登记复印一式三份交预订部门一份财务部门两份

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