应收账款及应收票据管理办法

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应收账款及应收票据管理办法
1.总则
1.1.制定目的
为确保本公司营业利益加强财务管理减少坏账所造成的损失并掌控资金流向特制定本办法
1.2.适用范围
本公司因营业所产生之应收账款处理均依照本办法所规范的体制管理
1.3.权责单位
1)财务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作
2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准
2.应收账款处理规定
2.1.账款产生处理程序
2.1.1.仓储单位（出货程序之一）
1)依据《出货通知单》安排出货事宜
2)填制《出货单》注明日期、客户名称、地址、电话号码、注意事项、订单号码、出货通知单号码、品名规格、数量、承运人车号呈主管核准
3)依《出货单》内容准备出货
2.1.2.营业单位（出货程序之二）
1)开具《出货通知单》通知仓储单位发货如有销售折扣应在《出货通知单》上注明并呈部门主管核准不得直接由销货收人中减除
2)财务部开具发票并将发票号填写于《出货单》将发票连同货品送交客户
3)客户收货后在《出货单》上签收并将《出货单》第一联留存第二、第三联由送货司机交营业单位
4)将客户签收之《出货单》第二联交财务部作为账务处理及收款之依据
2.1.3.财务部（应收账款之财务程序）
1)接到《出货单》后将客户名称、货品数量、单价、总价、日期等资料与《出货通知单》核对
2)核对无误后编制销货传票、《应收账款明细表》经主管核准后登录应收账款明细账、总账及销货账
3)依据《应收账款明细表》内容将客户名称、品名、规格、数量、发票号码等资料输入电脑
4)次月初印制《应收账款对账单》交营业单位送客户核对账款作为收款之依据
2.2.款项收回处理程序
2.2.1.营业单位（回收账程序之一）
1)收到客户货款后应填制《收款通知单》一式三联
2)《收款通知单》注明客户名称、客户编号、出货日期、票据号码、付款银行、到期日、金额送主管签核
[注]如收到现金则无需填写票据号码、付款银行及到期日等资料
3)将经签核之《收款通知单》第一、第二联及货款送财会单位签收第三联自行留存
2.2.2.财务部（回收账款程序之二）
1)将票据及《收款通知单》与《应收账款对账单》核对无误后将票据资料登录于应收票据登记簿以执行资金预测工作
2)依据票据及《收款通知单》内容明细编制传票呈主管核准后登录应收账款明细账、总账、将传票及《收款通知单》予以归档
3)将当日收到之票据整理妥当后送到银行托收
2.2.3.注意事项
1)本公司应收账款各营业单位应于每月25日前收回逾期未收回者营业单位应填制《应收账款催款明细表》注明原因及预订回收时间送财务部汇整
2)财务部应依《应收账款催款明细表》追踪应收账款之收回如逾两个月未能收回者会同营业单位以问题账款处理之
3)财务部应依《应收账款明细表》查核客户信用限额如有超出信用额度者应通知营业单位以避免问题账款之产生
3.应收票据处理规定
3.1.一般作业程序
1)营业单位收到客户票据后应填制《缴款日报表》注明内容明细连同客户票据送部门主管复核
2)将经签核之《缴款日报表》连同客户全数送交财务部出纳点收
3)出纳确认签收票据后将票据内容明细通知会计人员查核
4)会计人员依据收回票据之内容明细编制传票呈主管核准后登录应收账款明细账、总账
5)出纳人员将当日收到的票据整理妥当送到银行托收
3.2.应收票据规定
本公司应收票据之到期日期限以不超过产品销售月份的次月底为原则除经总经理核准者外凡超过期限之应收票据列入营业人员绩效考核范围
3.3.收到票据审核注意事项
1)营业单位收取票据货款时应留意以下重点：
A、票据到期日是否符合规定如不符时应立即请客户更正或重开
B、所收票据非客户本人开具的应要求客户背书
C、票面之文字记载及盖印是否清晰
D、核对金额与《应收账款对账单》是否符合
2)权责单位审核应收票据时应留意以下重点：
A、营业单位所收回票据的票期如超过交易条件应要求营业单位与客户协调更改
B、若发现有客户更换票据付款银行应查证其原因
3.4.应收票据到期处理
1)出纳人员逐日编制《到期日控制表》将托收到期之票据明细填入交主管核对以确定到期票据是否有遗漏
2)编制传票并取回银行受理单并查核所存入银行之金额是否与所兑现票据之金额相符转会计人员全登账
3.5.退票处理
1)票据发生退票时或因客户存款不足权责单位应立即填制《退票通知单》连同支票票据交营业单位转向客户交涉重新开票或采取其他必要之行动
2)退票依本公司《问题账款处理办法》的相关规定办理

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