产品管理办法

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产品管理办法
□总则
第一条本公司为求仓库作业合理化特制定本办法凡本公司有关商品的管理事项悉依本办法办理
第二条本办法所称商品系指为应销售需要而储存的各型商品及其供应品
第三条本办法所称商品管理包括存量计划与控制、进货、试用、调货、保管、商品帐务作业与作业流程及商品运输等
□存货计划与控制
第一条本公司各项商品的存量应由仓库部妥为控制以避免资金呆滞或存量不卟影响销货期以达成适货、适量适时的商品供应目标
第二条销路较广的商品仓库部应于每月10日会同各有关部门参照以往销售记录、市场状况及营业计划等因素分别机动制订最合适的订购点、订购量以及安全存量
第三条订有订购点、订购量及安全存量的商品应由仓库部确实据以控制存量到达订购点应及时申请购货补充
□进货
第一条所有商品不论购入、销货退回、旧货估回或试用、表演收回等均应经仓管单位检验后始行入库
第二条仓管单位应将每项进库的商品限于翌日清晨以前详加验收后列记商品型号入帐俾凭以控制每件商品的性能
第三条商品的验收应依有关的订购单、提货单、验收单等所列的品名、型号或规格办理验收如发觉型号、规格不符或外箱破损等情形时应即通知进货或采购单位办理
第四条因试用、表演、更换、销货退回、调货等而重入库的商品于交回时应保持领用时的状况若有损坏应由仓库部会同服务部鉴定修护费用后由领货人照价赔偿若附件遗失或不全时则应由领货人依据商品价格赔偿
第五条进货单位收货时如发觉附件短少、数量不符或商品破损、性能变质时最迟应于收货次日通知发货单位否则概以完整论
第六条各单位不得于销货退回时未以仓管单位签认而自行于销货报告上予以销退
□出货
第一条仓管单位应在下列六种情况下出货：
1．交货
2．交客户试用
3．示范表演
4．本公司同仁之职前或在职训练使用
5．展示中心陈列
6．本公司各单位因业务需要而错用
第二条除上述各项出货外总公司仓库部可随时视实际情形的需要对分公司出货
第三条各项出货除仓库部对分公司的出货应凭分公司填具的“商品订货单”及“商品领货记录卡”向仓管人员出货
第四条仓库部于接到分公司的订货单时应即于当日发货如缺货而须调拨供应时亦应于当日回复预定供货的日期
第五条仓库部库存充足时应依据过去的销售资料及各公司要的预测随时注意分公司库存情形将库存商品比例分配给各分公司
第六条任何出货仓管人员均应于出货当日将有关资料入帐以利存货的控制
第七条各单位人员向仓管单位领货时应在仓库的柜台办理不得随意自行进入仓库内部各仓管人员得拒绝任何人擅自入内
第八条出货人于商品领出时应同时要求仓管人员详予检查商品的性能品质及附件是否优良或齐全否则概以完整论
第九条商品领出后严禁出货人擅自将所领出的商品移转给其他同仁或其他单位或任意更换商品予客户
第十条库存商品经出货后一律限于当天还仓或开立发票交货如当天未能交货而必须交予客户试用者则应按规定办理
□试用
第一条为推广市场及服务顾客起见本公司部分商品可应顾客的要求作短期的试用
第二条为保持商品的流通各型商品均应依试用规定期限归还营业单位主管的试用期限核准权限最高为7日若因特殊情形而需超过此期限者则应事先以书面表明理由及希望延长天数报请所属副总经理核准书面报告即日转交仓管单位作为延长试用的凭证
第三条试用的规定：
营业人员在外试用的商品最多不得超过3件如超过3件而欲再行出货时则“商品领货单”及“商品领货记录卡”须经仓库单位主管加签核准后始得出货
第四条各单位主管应负随时审查在外试用的商品有无未经核准而超越期限之责若以仓库部发觉各单位的试用商品有超越期限者则该单位主管应即追回试用商品并缴还仓库部
第五条申请试用时应取得经客户盖章及负责人签字的“商品试用签收单”并应填明客户之详细地址、电话号码以及约定的试用天数俾由仓管单位主管负责查证若因特殊情况无法取得正式签收单时则应于试用当天将商品试用签收单呈报单位主管签核后交仓管单位收存仓管单位主管应根据该签收单上所列资料派员予以查证
第六条“试用签收单”应于出货的当日交仓管人员保管
第七条试用签收单的内容必须与事实相符所有要项均应确实详填营业人员不得假借理由伪造“商品试用签收单”
□调货
第一条为调节各地的需要仓库部应保存有各分公司库存情形的动态记录并可根据需要随时发出调货通知
第二条各分公司与总公司各营业部间的调货应由仓库部门以“商品调拨单”统筹办理严禁各单位间擅自调拨
第三条仓库部的紧急调货单应视为调货命令各单位对仓库所发出的“紧急调货单”除非该项商品将于三天内交货否则均不得对该项调货的要求予以拒绝并应依通知的内容尽速于二日内办理完毕
第四条若分公司以将在三天内开立发票销货为由拒绝调货则仓库部应得根据销货报告与存货帐表查核该单位对调货通知的答复是否确实
第五条仓库部的调货通知以及各分公司对调货的答复均应经书面办理但紧急时得由主管以电话联络唯应随即补行书面通知并应在备注栏内加注电话联络的日期、时间等
□保管
第一条仓库部及各分公司可就既有仓库场所分别陈各项商品并予保管
第二条各仓的仓管人员应负责综理该仓商品的出货、储存、保管、检验及帐务表报的登录等业务
第三条仓管人员对于所经管商品的排形以利于先进先出的作业原则分别决定储存方式及位置
第四条商品应考虑其忌光、忌热、防潮等因素妥为存放仓库内部应严禁烟火并定期实施安全检查
第五条库存商品如有呆废或扣损毁非仓管人员可自行克服仓管人员应即填具“商品送修单”连同商品送交服务单位修护
第六条各仓除仓管人员外其他人员未经允许不得擅自进入
第七条仓管人员对于所经管的库存商品应予严密稽核清点各仓并得随时受单位主管或财务部稽核人员的抽点
第八条每年年终仓库部应会同财务部、服务部等共同办理总盘存盘存时必须实地查点商品的规格、数量是否与帐面的记载相符
第九条盘点后应由盘点人员填具盘存报告表如有数量短少、品质不符或损毁情况应详加注明后由仓管人员签名负责
第十条盘点后如有盈或不或避免的亏损情形时应由仓管单位主管呈现董事长核准调整若为保管责任短少时则由仓库部经管人员负责赔偿
第十一条直接保管商品的仓管人员异动时应由其所属的单位主管查列库存商品的移交清册后再由交接双方会同监交人员实地盘存
□商品帐务作业与作业流程
第一条凡商品的进货如系新购则采购单位应负责于抵库前三日内将有关的订购单提单、或验收单等交仓管单位才由仓管单位凭以验收登帐；抵库之商品如系商品类则仓管人员应将其型号等详列于“型号登记簿”上如系供应品则应将其规格、数量等详细登入“存货日记簿”上仓管单位并应于进货的怠日根据实际进货之规格、数量填制“商品进库单”除第四联自行留存外、余第一、二、三联应即转送财务部入帐
第二条各公司的进货应凭“商品订货单”向仓库部订货
第三条仓库部对各分公司的订货应于接到订货单的当日答复并出货出货时应填制“商品调拨单”除第四联自存外第一、二、三联应连同商品寄送进货单位签收进货之
第四条各分公司于收到仓库部寄下的商品时应即根据“货品交运明细表”及“存货日记簿”上入帐“商品调拨单”应于验收无误时签收后将其第二联寄还仓库部第三联连同“货品交运明细表”第二联寄送财务部第一联自行留存
第五条仓管人员应就所保管的商品按型号或规格分别列记于“型号明细表”或“存货日记簿”上
第六条库存任何商品的出货一律限由领货人出示业经单位主管签准的“商品领货单”营业单位人员并应另填“商品领货卡”等作为出货的凭单
第七条“商品领货单”一式两联第一联由领货人交单位会计员存查第二联由仓管单位存查“商品附货卡”由仓管单位于每月月底当天将营业单位各月内所领出商品尚未还仓部分逐一依人员别过入新卡后发文至各单位并由各单位会计员统一代为保管
第八条库存商品经出货后仓管人员应即于当日凭“商品领货单”上的记载登入“型号登记簿”中有关的记载栏内作为该商品去向的追踪“商品领货记录卡”则应于出货时由仓管人员签注后即交还原出货人
第九条领货人除于出货的当日即行开立发票交货外否则统限于出货的当日下午下班前将领出的商品归还仓管单位如经持往客户处试用致无法还仓进亦应于出货的当日下午下班前将业经客户正式盖章签收或单位主管签准的“商品试用签收单”持交仓管人员保管
第十条领出的商品如系已洽妥欲交货者则领货人应于出货后根据“商品领货记录卡”上的型号、号码等有关的资料另填“交货通知请示单”请示核准后交单位会计员开立发票
第十一条各营业单位的会计员于开立发票时应先核对“交货通知请示单”内有关客户名称、型号、号码等的记载是否与“商品领用记录卡”上所载相符同时并应根据卡上所载内容详细记载于发票摘要栏内不得误登或漏登
第十二条领出的商品如系供客户试用表演或更换等而还仓时原领货人应将商品及“商品领用记录卡”一并持至仓库部由仓管人员负责验收后在“商品领用记录卡”上签收并将原领货人的“商品领货单”加注商品还仓日期后作废还仓的商品若经发现有毁损或附件短缺情形时则仓管人员应依据实际验收情形另行填制“商品毁损赔偿明细单”交由领货人签认后第一联由领货人留存第二联送财务部扣款第三联由仓管人员留存
第十三条凡营业单位于销售商品时应客户要求必须估回旧货时应依“商品进库单”同时在备注栏内注明“旧货估回”等字样并依“权责划分办法”的规定呈请签准后连同商品向仓管单位办理商品进仓
第十四条仓管人员于收到估回旧货的商品时应依“商品进库单”上所载的内容办理签收入帐第二联交由原持货人持回交单位会计员附于当日的货报告上一并送交财务部稽核第三联由仓库部留存
第十五条凡营业单位于销售商品时遇有销货退回情形发生时应即填制“商品进库单”同时在备注栏内注明“销货退回”字样并依“权责划分办法”的规定呈请签准后连同商品向仓管单位办理货物进仓
第十六条仓管人员于收到销货退回的商品时应即行详细检查如无毁损或附件短少情形者应即在“商品进库单”上予以签收后同时登入“商品登记簿”内并将“商品进库单”的第一联转送财务部入帐第二联交原持货人持回交单位会计员办理销货退回手续后附于当日的销货报告上一并送交财务部稽核第三联仓库部留存如商品经仓管人员检查发现有毁损或附件短少情形时应即依实际验收的情形另行填制“商品毁损赔偿明细单”交由原持商品人签认后第一联由原持商品人留存第二联送财务部扣款第三联由仓管人员留存
第十七条供应品经出货后如系耗用则领货人应填具“附件耗用单”并依权责划分办法规定呈报核准后交仓管单位凭以销帐
第十八条各营业单位会计员于填制销货报告时不得有漏填型号的事情发生凡未经出货各营业单位会计员不得擅自虚开发票如因实际需要应由该笔交易的经办人事先书面层呈所属副总经理核准后始得先行开立发票惟该书面报告应随同销货报告转送仓管单位保管之如未以附送书面报告者一律不予核计实绩
第十九条仓管人员应每日根据销货报告分别销帐不得误销或漏销
第二十条库存商品如因不可避免的因素致有所毁损或待料时仓管人员应填具“商品供修单”述明缺件或故障情形连同商品送服务单位维护分公司若无法自行克服时亦应填具“商品送修单”并应将货物寄送仓库部统由仓库部转送服务部修护
第二十一条商品送修单一式四联第一联由送修单位仓管人员存查第二、三联由送修单位连同商品送仓库部转送服务部签收后第二联由仓库部留存第三联由服务部留存第四联由服务部填妥预定修妥日期后寄还送修单位交仓管人员收存
第二十二条服务部修妥送修的商品后应将原留存的“商品送修单”第三联及商品一并持交仓库部并由仓管人员签收后收存如该商品系分公司送修的商品则仓管人员应于两日内寄还送修单位
第二十三条分公司送修的待料商品除非向仓库部办理调拨手续转由仓库部进货否则一律视为存货帐上的库存商品
第二十四条仓管人员应于每日自行清点所经营的商品分公司的仓管人员并应于每周末及每月月底当天清点后填制“商品存货月报表”及“供应品存货月报表”寄送总公司仓库部及财务部核对仓库部在核对无误后于次月5日前呈报迄上月底止全公司商品存货月报表及供应品存货月报表
□商品运输
第一条本章所称“商品运输”系指业经抵达本公司仓库部一切商品其正式销售前之运送凡新购商品其抵库前的一切运输问题概由采购单位负责与供货厂商洽办
第二条凡有关仓库部与各单位间的商品运输包括运输人员、运输车辆、车辆调配、货品包装托寄、保险、索赔等概由仓库部负责并会同有关单位办理
第三条凡本公司库存商品运输除由公司备置车辆输送外并视实际业务的需要安全
第四条商品运输前仓管人员应妥善处理装箱、包装、搬运等工作以确保运输商品的安全
第五条商品交运时仓管人员除应将交运件数详细登载于“货品交运明细表”上交由运送人员持往运往单位凭以签收外并应另行填制商品调拨单寄往运往单位签复同时作为其进货的入帐凭证
第六条凡商品经由公司车辆运送时有关车辆的调配等悉依“车辆管理办法”办理
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