品质记录控制

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品质记录控制
1.总则
1.1.制定目的
为确保各项品质记录能得以有效管理便于品质问题的发现、解决与预防并具有可追溯性特制定本规章
1.2.适用范围
品质体系管理之各项记录与报告均适用本规章
1.3.权责单位
1)品管部负责本规章制定、修改、废止之起草工作
2)总经理负责本规章制定、修改、废止之核准
2.管理规定
2.1.品质记录的设计
1)本公司正式记录各项品质状况之表单由品管部负责设计其他单位针对本部门之品质状况可另行设计非正式表单不受本规章约束
2)每份品质记录表单在设计时应有表单名称以阐述表单之核心用途并有利于不同表单这标识
3)每份品质记录表单均应有编号其编号原则为：□□□□-B□□
A)第1~4码表示表单所属制度编号
B)“B”表示表单简称
C)后两位编码表示该表单之流水号用01-99表示
4)表单内容一般包括下列项目：
A)项目
B)发生时间
C)发生地点
D)具体内容（数据或符号表示）
E)责任人中或相关人员
F)记录人及记录时间
G)审核人及审核时间
2.2.记录表单的填写
1)品质记录表单必须用蓝色或黑色笔填写不可使用铅笔填写
2)填写字迹应工整、清晰、易于阅读
3)填写错误片不可使用修正液修改而应直接在错误处划线后再于其旁填写正确内容并签署修改人名字以亦负责
4)品质记录应有记录人及审核人的签名并同时签注日期以便追溯
5)品质记录应如实、认真填写不可弄虚作假
2.3.品质记录的存档
1)品质记录应根据相关制度（文件）之规定流程进行必要的呈阅、审核、转发等作业
2)记录部门及收文部门均应妥为保存品质记录便于追溯
3)原则上每一类记录（即表单编号相同者）应存放于同一份档案夹并在档案夹外面予以标注记录名称
4)各部门应依据方便寻找之原则编制各档案的编号与索引并归档
5)品质记录依记录量多寡以月、季或年为一周期作档案整理分为现用档及保管档
6)现用档表示记录内容为近期之品质记录经常需查阅以活动档案或其他方便查阅的形式存于办公现场
7)保管档表示记录内容为较早之品质记录一般为固定档案的方式置放于橱柜或其他易于保管之处
8)需借阅、调用品质记录进必须向档案管理人员办理借阅登记重要之记录须经部门主管核准
2.4.品质记录之防护
1)纸张型之品质记录应注意防水、防潮、防霉
2)若为传真件（使用热感应纸）类记录应用普通纸影印保存
3)若为电子媒体之储存介面时应放于干燥处避免高温、日晒及电磁干扰
2.5.记录保存期限
各种品质记录均应妥为保存最低期限规定如下：
1)财务类记录应保存五年以上
2)工程类记录应保存三年以上
3)生产类记录应保存两年以上
4)人事类记录应保存两年以上
5)其他类记录应保存一年以上
具体期限视记录重要性而分别订定

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