信息管理关键术语

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信息管理关键术语
□常用的关键术语的定义
计算机工业和信息处理产业令人吃惊的相似之处是都把新造的词汇和缩写词引入专业词汇表中本章的很大部分致力于介绍和阐明这类术语各业务领域的管理人员和公司的决策人应该知道从事信息服务的所有专业人员不可能对这些术语有统一的理解通常在使用这些术语时很少有人给这些术语下明确的定义这样就容易产生各种各样的误解
有数百个信息服务术语和概念是用户管理人员应该熟悉和掌握的这些术语将在本章中加以详细说明下列术语的概念是用户管理人员和信息服务专业人员容易混淆的我们首先加以介绍
1.数据处理(DP)顾名思义就是指对数据的加工处理可以由人来直接处理也可以用电子设备来处理
2.电子数据处理(EDP)是指用电子计算机或电子记录设备对数据进行处理这一术语的提出主要是为了与人工数据处理相区别
3.自动数据处理(ADP)它是电子数据处理的另一种说法是一种较通用的术语
4.信息系统是指计算机化的处理系统它既能对数据进行处理又能进行决策处理
5.信息处理这个提法本身不太确切因为信息是经处理产生出来的不是被处理的对象然而它已成为一个被普遍接受的术语它包含两层含意：第一它意味着对数据进行处理并产生信息；第二它用来泛指与信息服务业务有关的系统、人员、软件和硬件
6.计算机化的信息系统(CBIS)它与通常说的信息系统是同一概念
7.管理信息系统(MIS)这一术语是为了强调相近功能系统的综合建立公司一级的数据库消除系统的冗余度而提出的尽管大多数公司实际上达不到上面提出的目标该术语又不太确切但现在这一术语仍然流行并可与信息系统这一术语交换使用
8.决策支持系统(DSS)这是近来作为一个新术语而被引入信息处理业中的而实际上它并非是一个新概念所谓新的东西是指技术革新、新的模型、新的面向用户的查询语言以及先进的硬件(如彩色图形显示)这些不仅能提高生产能力而且能提供支持决策过程的信息一个信息系统是逐级开发和实现的决策支持系统是信息系统的一个组成部分它利用有效的数据和信息来进行决策处理
9.信息资源管理(IRM)的概念是把信息看成是一种资源从而也应当对其进行管理信息资源管理也可以由个人负责一般由信息资源管理员负责从理论上讲应该指定有高级职务的人(如公司副总裁)来担任信息资源管理员由他来负责管理全公司的信息资源信息资源管理员这个职务与传统的信息服务业务(如服务、程序设计、操作等等)的管理人员不能混同
10.当前人们对办公室自动化和字处理(WP)给予极大的重视所以也应列入关键术语表中对于办公室自动化的种种非议都是没有根据的办公室自动化是指在办公室以通常方式使用计算机并进行信息服务办公室自动化是计算机的一项重要应用但决不是如某些人吹嘘的那样是什么革命性的新概念字处理泛指利用计算机硬件和软件来处理文件通常把它看成是办公室自动化的一个组成部分
由系统分析员和程序员组成的小组在同用户管理人员进行系统功能讨论时使用上述可以互相替换的术语是常见的事情虽然会引起一些麻烦但也是无关大局的尽管这些术语之间存在着细微的差别但在大多数情况下是可以互换使用的如果这类术语用在含意较深的文章中则要求阐述清楚
在本章中信息服务是公司在开发和维护信息系统过程中经常使用的一个术语为使读者有统一的理解在同样的上下文中“管理信息系统”、“信息系统”和“计算中心”等术语都可以与“信息服务系统”交换使用
□管理信息系统的定义
如果随便请五个公司的行政领导给管理信息系统下定义必定是各人有各人的说法从管理和信息服务专业人员使用这一术语之广泛程度来看这的确是有点荒谬
如果执行委员会(C.E.O.或V.P.S.)还没有对产品、生产成本以及市场潜力深入地了解就批准引进一条新的生产线这是经济上冒险的行为如果执行委员会对开发的管理信息系统缺乏统一的认识(甚至缺乏统一认识的要求)却打算批准开发一个没有明确目的、范围和目标的耗资数百万美元的管理信息系统就必然给系统的开发设置重重障碍因此成功地实现系统的可能性也就很小
尽管执行委员会的每个成员都对所提出的管理信息系统有了统一的认识但每个人对实现该系统可以有不同的方法盲目的开发会给信息系统开发工作带来混乱正确的开发方法总是从系统的总体方案开始然后逐步深入在此过程中可能经常需要返工以便作一些必要的修改如果从事此项工作的那些人对于信息系统的开发不仅有统一的认识而且有明确的分工那么这种返工是可能避免的如果认为进一步修改是得失相当或得不偿失时那么系统也就最终完成了但实际上很少有人对所完成的系统真正满意
我们并非一定要求整个工业界和计算机界都遵守一个共同使用的关于管理信息系统的定义实际上信息服务专业人员已经把管理信息系统的开发称为一种方法、一种职能、一种途径、一种过程、一种结构和一种模式最重要的是公司的行政领导和管理人员对特定的信息系统或管理信息的系统目的、范围和目标要有统一的理解我们对管理信息系统的定义提出如下看法：
假定一个公司由若干级和若干小组组成为了实现管理信息系统的统一目标各级各小组必须有明确的职责一个管理信息系统是具有综合能力的数据库系统它的信息流遍及各级各小组能够很快地收集、传递信息
之所以作出上述定义是为了阐明最终的目标事实上一个系统只有力求优化和高度综合才能真正实用即便最终状态不完全符合上述的定义用户和信息服务专业人员也要朝着这一目标去努力公司的行政领导、用户管理人员和信息服务管理人员花点时间在一起研究信息系统的目标是值得的一种表达确切的定义能够为系统开发和资源利用提供较好的准则
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