[财务制度]部门五项费用支出管理办法

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部门五项费用支出管理办法
(征求意见稿)
第一章总则
第一条为进一步降低非生产性成本明确公司各经营职能部门业务招待费、差旅费、办公费、电话费、汽车使用费（以下简称：部门五项费用）支出标准及监控管理保证五项费用的开支能严格控制在公司预算范围内提高公司整体竞争能力特制订本实施细则
第二条本办法适用于各职能部门及关联子分公司各经营单位可依据实际情况制定相应的费用标准及管理细则报财务部备案经营单位费用标准原则上不得高于本办法所规定的标准
第二章业务招待费
第三条业务招待费是指公司内经理级以上干部及驻外主管级以上职员和营销系统内有关人员在承担难度较大的业务和重要接待活动中必要的费用开支主要指餐费、礼品费、礼金等
第四条公司对营销中心及各职能部门的业务招待费实行总额控制由营销中心及各职能部门在预算内集中管理自行控制但原则上不允许分解指标（驻外分支机构除外）业务招待费标准参见附表一
第五条在公司指定签单招待餐馆就餐的经有签单权的负责人同意后事先报餐就餐完毕由授权负责人签字确认财务人员对转来的无签单权限的人员签署的就餐结算单据不予承认
第六条在公司以外消费的各职能部门应采用事先申报制度事先由相关单位填写《业务招待费用申请表》（见附表二）交相应部门主管审核200元以下由主管总监审批200-2000元由主管副总经理审批超过2000元以上呈总经理审批除特殊情况或总经理批准外对采用先开支后申报的单据财务有权拒绝报销
第七条凡是因工作需要对外赠送礼品（包括公司产品）、礼金的由相关部门提出申请由总经理或其授权人审批后方可执行
第三章办公费
第八条办公费是指公司内各单位办公文具、办公家具、办公通讯器材、电器以及电脑配件、易耗材料等的购置费用
第九条公司办公费用涉及物品由行政中心（电脑及耗材由系统管理员）在预算额度内统一购买、管理办公用品购置实行定点采购管理
第十条行政中心设专人对办公用品进行管理
第十一条办公用品采购审批程序：各职能部门部门填写《办公用品购置申请表》（见附表三）报行政中心审核并经行政总监审批（2000元以下）或总经理审批（2000元以上）后到定点单位采购
第十二条公司行政中心应按月将办公用品领用及费用分配表报财务部财务部将费用划转入各职能部门
第十三条办公用品领用审批程序：
一般用品：领用人填写《办公用品领用申请表》→部门负责人批准→行政部门审核→文具仓领用
电脑消耗材料：领用人填写《电脑消耗材料领用及配件维修申请表》→部门负责人批准→行政总监批准→财务审核→文具仓领用
第十四条严禁公司内部各单位自行采购有关办公用品否则由此发生的费用将不予报销
第十五条香港公司等异地分支机构的办公费用按内部目标考核方案下达指标自行制定制度进行限额控制未经审批擅自采购办公用品而发生的费用不予报销
第四章电话费
第十六条电话费是指公司内各单位和相关人员安装、使用电话所支出的费用（包括：移动电话费用补贴）
第十七条公司管理干部、营销人员及特殊岗位人员移动电话费标准实行定额定人管理补贴标准参照公司有关文件执行
第十八条公司内总机、各单位所属直拨电话、传真机电话费用由行政中心进行管理将每月通话时间超过15分钟以上电话分解到各相关部门查明原因与业务无关的电话从当事人当月工资中按1.5倍话费标准扣减处罚
第十九条营销系统（包括内、出销、及香港公司等外派营销人员）电话费施行限额控制具体标准由各部门另行制定报批后报财务部备案
第二十条公司本部派出的国内临时出差人员发生的临时电话、传真、邮寄等费用计入差旅费用
第五章差旅费
第二十一条差旅费是指因公外出发生的各种交通费、住宿费、伙食费补助等因公出差按出差地点分为：国内临时出差、国内长期出差、境外出差
第二十二条员工国内临时出差所发生差旅费按国内差旅费开支标准（见附表四）
一、长途交通费总监级以下人员未经主管副总经理或总经理批准擅自乘坐飞机的费用按飞机费用总额的60%报销
二、原则上不允许乘坐软卧、客轮豪华仓夜间行走超过8个小时方可乘坐硬卧特殊情况下经主管副总经理书面批准请凭票据报销80%否则凭票据只能报销50%费用
三、员工多人一起出差要安排二人间或三人间住宿住宿费按原标准的70%执行
四、出差期间内报经授权主管批准业务招待费开支或市内的士费支出报销人员该费用发生差旅区域内相应的所有伙食补贴或市内交通补贴一概不予以报销
五、公司委派的各种会议的费用开支凭会议通知上注明的相关费用报销；已包食宿的相关住
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