电传服务管理制度

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电传服务管理制度

1．发电传服务
（1）接待
①客人来电传室发电传时要热情接待；
②测览电传底稿向客人询问不清楚的地方若有字迹不清的地方可礼貌地请客人重抄或代客人改正并主动帮助客人作孔；
③作孔要按电传的格式作如客人要求自己作孔可礼貌地引导客人在指定的机器上作；
④为客人办理电传手续要周到细致根据实际情况提醒客人是否需要写上房号、写字楼或代转人
（2）检查、核对
①作孔完后重做一次纸条后再交给客人核对若客人有所更改应重新改放一次纸条再一次让客人核对无误直至认为可以发出为止；
②礼貌地请客人详细填写电传挂号单内容必须包括被叫用户号码和回答代码、被叫用户所在地名及叫用户姓名、房号或住址等；
③检查客人自己作孔的纸条及电传挂号单是否完整；
④根据用户所在地名查阅国家或地域代号安放代发纸条切不可倒放
（3）发放电传
①按动呼叫键启动后先按字符键再打出被叫用户号码；
②仔细核对对方发回的号码及回答代码如有疑问应请客人亲自过目认为可以后方可按“围行”“升行”键发报；
③通报完毕前询问客人是否要等候对方回答或发电是否还要随机电传其他东西；
④通报完毕按动“＋”键以再次证实线路始终完好然后发出酒店电传机号码代号收线前按动字母键打出四个“mm-mm”；
⑤把通报时间、发出时间、发报机位及操作人的工号填写于挂号单上并请客人到收款处付款；
⑥加盖电传流水号并收费
2．收电传服务
（l）检查收受来报
①检查来报是否有收报人名址；
②要求发电传单位提供名址；
③等来报完全输出后将电文小心地撕下来
（2）登记
①记录发来电传的时间；
②填上经手人工号；
③加盖电文编号；
④按要求逐项记录在送报登记本上
（3）分送电传
①收到客人电传要及时送给有关的客人或单位；
②送电传人签名；
③电传电文纸送达客人或单位时要登记送达时间并请收件人在送报登记本上签名；
④送报登记本交回电传室
3．收发电传岗位责任
（1〕错发电传如属发报人没有对清楚电传号码及ANSWERBACK由值班员负责；
（2）电传发完后如因值班人员忘记取得对方的ANSWERBACK而客人拒绝付款或要求重发由值班员负责；
（3）局名本上查无此收报局名或因违反收报人名址书写规定而引起的“收报人名址不全”之差错由营业员负责；
（4）名址电文部分漏打括号或没对“不能直接拍发的符号”进行妥善的加工而引起的差错由营业员、打报员分别承担责任

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