公文处理办法

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一.总则

为使公司的公文处理建立科学、合理、规范的程序使公文处理准确、及时提高公文处理的工作效率和公文的质量特制定本办法
本办法适用于公司本部及下属企业的公文管理
二.公文的种类

(一).公司的通用公文种类有：

请示向上级部门请求请示、批准的事项
报告向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项
决定对公司重要事项或重大活动作出安排
决议经过会议讨论或议定要求贯彻执行的事项
批复上级答复下级的请示事项
通告在公司范围内公布应当遵守或周知的事项
通知传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项
通报表彰先进批评错误传达重要情况
函对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题请有关部门批准
会议纪要记载和表达会议重要精神及议定事项要求与会单位共同遵守执行
(二).公司的专用公文有：

备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请谏、贺词、新闻稿、启事

公文格式

公文一般要求包括：
发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成位于文头与界栏线上

收文机关：向上级的请示、报告一般只写一个主送单位；需同时报送另一个上级部门的用“抄报”；对同级或下级则用“抄送”

标题：对公文主要内容的概括和反映是公文的眉目

正文：公文的主体部分

发文机关：制发文的单位位于正文的右下侧应写全称或通用简称

公文日期：包括年、月、日写在公文末尾一般以印制日期为准重要公文以签发日期为准

公文印章：加印在发文日期中间

密级：保密文件注明密级

附件：附件位于正文之后、印章之前注明附件的序号、标题

用纸格式：

国内公文用纸用16K型(26cm×18.4cm)涉外公文用A4型（29.7cm×21.0cm）；
图文区：国内用16K型（23.3cm×14.9cm）国际标准用A4型（27cm×17.5cm）
印装格式：

公文均采用横书横排；
单面印刷可在上端装订双面印刷在左面装订；
装订可用线装、钉装、胶粘办法
版面格式首页采用文头

公文行文原则

上行文原则：
逐级行文即下一级行文给直接上级；
多级同时行文即下级向上级和更高上级同时行文；
越级行文遇特殊、紧急情况或对直接上级的检举、控告
下行文原则：

逐级行文；
多级同时行文；
直贯到底行文
平行文原则：相互没有隶属关系的部门之间可以行文

行文注意事项：

可行可不行的坚决不行文减少行文数量提高行文权威性和质量；
减少联合行文避免联合签审过程中时间延误和扯皮；
行文分清主次提高行文针对性减轻行文对象单位负担；
不轻易越级行文
对外行文处理程序

拟稿

由具体承办人员起草并由部门负责人审核
对外发文一般以公司名义发文在各分、子公司有必要发文时在公司后加下属企业全称
发文稿必须符合公文种类、格式使用规范
文稿用蓝黑墨水书写
核稿

拟稿完毕后填写发文拟稿单一并送各级领导审核
审核有问题时与有关当事人沟通统一意见后进行修改
签发有关领导审核签发明确签署意见、姓名、日期
编号由行政部统一编排发文字号
缮印、校对
急件应先行处理
保密件应由专人打印
打印后的校样、废纸、腊纸等应妥善处理
校对专人处理以原稿为准重要文件多人校对
打印、校对责任人签名
盖章、发文登记

在校对完毕无误、规范的文件上统一盖印
填写登记簿
封发

发文工作由行政部门负责
查验无误后信件封口填写准确注明急件、密级
对内行文处理程序

对内行文一般按对外行文处理程序参照执行
特殊情况下各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序
对内行文由各部门、下属企业负责人、公司领导签发
收文处理办法

1.签收一切外来信件、电报、传真统一由行政部门签收填写登记在收件登记簿上写明公司或行政部门收启统一由行政部拆封处理

2.写明各部门或个人收启的分送各位如系公文应主动送行政部登记处理

分发

行政产根据公文性质、要求确定具体化在办和阅批对象填写公文阅办单
分发去向
1).重要来文由行政部长提出初步意见（拟办）再由公司领导批示（批办）

2).一般一务文件直转有关职能部门处理（承办）具体承办务求实效分清主办、协办、复文与不复文

3).参阅性文件直接组织传阅

4).范围不明的文件送领导审阅

催办

分对内催办与对外催办包括发函派专人打电话等方式要使用工作催办单对来文做到事事有交待、件件有着落防止漏办、延误

结办

文件传部完毕已答复发文单位有处理意见的文件均视为结办

公文的立卷、归档与销毁

公司文件在结办后3天内交行政主管归存按“完整、有序”原则对文件整理、检查按类别、年代立卷整齐存在文件柜内
公司个人不得保存公司公文凡参加会议带回的文件应及时交行政部登记保管调离公司的员工应将文件和记录本清理移交
任何个人不准擅自销毁文件或以废纸出售不需立卷的文件材料逐件登记报公司领导批准销毁
销毁秘密级以上文件要进行登记有专人监督保证不丢失、不遗漏
三.附则

本办法由行政部解释、补充由公司总经理批准颁行
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