档案管理制度

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档案管理制度
档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录是实现今后决策科学化的重要依据特制定本方法各部门必须按本制度认真做好档案管理工作
第一节档案范围
公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档
其中文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等
第二节档案分类及编号
一、档案按其内容及关联部门可分为六大类：
1、行政类
2、财务类
3、人事类
4、业务类
5、工程类
6、拓展类
二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密具体划分规则见本制度第三节第二条
三、档案编号以“一案一号”为原则遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号
四、归档后须填写《档案管理登记表》（附表1）
第三节机要档案
一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级其中：
二、划分标准：
绝密档案包括：
公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同
机密档案包括：
1、财务资料；
2、公司重要会议纪要；
3、公司经营情况；
4、人事档案、薪资性档案、劳动合同；
5、技术资料；
6、金额在10万-100万元的合同
秘密档案包括：
1、重要项目资料；
2、项目合同协议
第四节档案装订
一、以左方装订为原则右上角标明档案号
二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况应先整补裁切折叠使其整齐再装订
第五节保存期限
档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外一律按照下列规定办理：
一、永久保存：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、董事会、监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、技术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其他核定须永久保存的文书
二、十五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十五年保存的文书(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)
三、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案；3、其他经核定须保存五年的文书
四、一年保存：1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部门请求报告；3、完结后无长期保存必要文书
五、公司规章制度由总经理办公室永久保存使用部门视其有效期限予以保存
第六节保管部门
一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管
二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管
三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管
四、其他档案均由总经办指派专人保管
第七节档案移交
一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办
二、公司章程股东会、董事会、监事会会议纪要、决议应自签发之日起三日内移交总经办
三、合同协议应在签订之日移交总经办
四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理
五、其余档案半年移交一次时间为每年的１月和７月
六、档案移交须填写《档案移交清册》（附表2）
七、《档案移交清册》一式三份移交双方各一份总经办留存一份
第八节档案调阅
一、因工作需要需调阅档案时须填写《档案调阅申请单》（附表3）并经相应核准人核准后方可调阅
二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准跨部门档案调阅须总经办主任核准但仅仅限于档案的查阅、复印使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准（保密性档案的范围见《机要档案管理制度》）
三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容将档案调出供调档人查阅
四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人
五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查
六、档案借阅时间最长不超过8个工作时
七、如调档内容更改、调档时间延长应按调档程序重新办理
第九节档案销毁
一、超过保存期且无保存价值的档案应销毁
二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》（附表4）经相应核准人核准后方可销毁
三、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁
四、销毁档案须两人以上人员共同完成总经办指定专人监督销毁并填写《档案销毁登记表》（附表5）
五、档案销毁每半年进行一次即每年的１月和７月
六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份申请部门一份总经办一份
第十节其他
一、档案管理人员应妥善保管防虫蛀、防霉、防丢失保证档案安全
二、所有档案应有专柜存放、加锁定期清理通风防湿
三、所有档案不得随意查阅、复印不得置于公共场所
四、本制度附件包括：《机要档案管理制度》
五、以上表格均由总经办统一编号
六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案
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