秘书 充分认识做好办公室工作的重要性

概要： 办公室是一个为本机关、本单位领导工作直接服务，承上启下、协调左右的综合办事机构，是上情下达、下情上达的枢纽，它代表着机关的形象，具有举足轻重的地位。政务信息作为办公室的一项职能工作，越来越成为各级领导了解情况、把握趋势、制定计划、科学决策、推动工作的重要手段。充分认识办公室及政务信息工作的重要性，做好办公室及政务信息工作，对于确保各级领导正确决策，提高办事效率，推动事业发展，具有十分重要的意义。 (一)办公室工作的特性，决定了它在本单位的特殊重要地位。 从办公室的工作性质看，具有明显的综合性、政治性、从属性和服务性。首先，它不同于一个主管某一方面业务的业务部门，其工作范围很广，诸如文书处理、会务工作、督查调研、公务接待、机要保密、档案管理等工作都要由办公室来承担。同时，上级机关的方针、政策、指示，本机关的规划、计划、决策，以及各部门和下级各单位贯彻实施的

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    办公室是一个为本机关、本单位领导工作直接服务，承上启下、协调左右的综合办事机构，是上情下达、下情上达的枢纽，它代表着机关的形象，具有举足轻重的地位。政务信息作为办公室的一项职能工作，越来越成为各级领导了解情况、把握趋势、制定计划、科学决策、推动工作的重要手段。充分认识办公室及政务信息工作的重要性，做好办公室及政务信息工作，对于确保各级领导正确决策，提高办事效率，推动事业发展，具有十分重要的意义。

    (一)办公室工作的特性，决定了它在本单位的特殊重要地位。

    从办公室的工作性质看，具有明显的综合性、政治性、从属性和服务性。首先，它不同于一个主管某一方面业务的业务部门，其工作范围很广，诸如文书处理、会务工作、督查调研、公务接待、机要保密、档案管理等工作都要由办公室来承担。同时，上级机关的方针、政策、指示，本机关的规划、计划、决策，以及各部门和下级各单位贯彻实施的情况，都需要办公室来汇集、掌握、分析、处理。这种多方面工作和信息的组合，清楚地体现了办公室工作的综合性。

    第二，办公室工作是直接为领导工作服务的，在协助领导贯彻党和国家的路线、方针、政策方面负有重要的责任，政治性强，稍有疏忽就可能给工作造成重大损失。

    第三，办公室工作是从属于领导工作的一部分，是直接为领导工作服务，保证领导机关和领导人员顺利进行工作的。它不能自身独立存在，有明显的从属性。第四是它的服务性，它的一项重要职能就是直接为本机关的领导、各部门和下级服务。

    这些特性，决定了办公室在本机关部门中的重要地位。办公室作为领导的直接服务机构，承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议，对领导工作部署进行组织、协调、监督、检查，以及协助领导处理日常事务的任务，处于参谋和助手的地位；同时，由于它在本机关各部门中起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用，因此，它又处于中心枢纽的地位；另外，办公室要承担接收、接待上级、下级和兄弟单位的来文、来函、来人任务，需要沟通上下左右，联系四面八方，所以说，它又处于“门面”和“窗口”的地位。办公室的特性和地位，充分说明了其工作的重要性。

    就我们人口计生系统而言，做好新世纪新阶段的人口计生工作，任务十分艰巨。去年，省计生委更名为省人口计生委。更名后的省人口计生委，在原计生委职能的基础上，增加了人口发展战略研究和综合协调的工作职能。今年，市、县两级计生委、局也都陆续更名，工作职能都将得到拓展。

    更名后的各级人口计生部门，承担着更为艰巨的历史任务，我们不仅要稳定来之不易的低生育水平，努力提高出生人口素质，同时要高度关注由于老龄人口、就业人口、流动与迁移人口增加带来的一系列问题，降低出生人口性别比，提高群众生殖健康水平，促进人口安全和可持续发展。各级人口计生部门必须站在全面建设小康社会全局的高度，加强人口发展战略研究，加强人口与经济、社会、资源、环境相互制约、相互促进关系的研究，加强人口与发展各种信息的综合分析，增强工作的前瞻性和预见性，妥善应对和处理人口发展中的各种矛盾和问题，为各级党委政府科学决策当好参谋助手;必须树立全局意识、开放意识，积极主动地为全社会提供信息服务，如出生人口信息、流动人口信息、就业人口信息等，提高政务信息的针对性和影响力，加强对信息的采集、综合、归纳、分析、研究和开发，促进全员信息和资源的共享，为其他部门开展工作提供便利，促进人口问题的综合治理。做好这些工作，更好地承担起新的工作职能，办公室责任重大。

    （二）政务信息是各级领导做出决策的基础和依据。

    邓小平同志说过，信息“确实重要，做管理工作的人没有信息，就是鼻子不通，耳目不灵”。政府机关的各级领导，要对各方面工作做出决策，掌握大量的信息是至关重要的。党的十六大提出了全面建设小康社会的宏伟蓝图，十六届三中全会提出了坚持和树立以人为本，全面、协调、可持续的科学发展观，十六届四中全会提出加强党的执政能力建设。贯彻落实“三个代表”重要思想和十六大精神，以及十六届三中、四中全会精神，是我们各级人口计生部门的一项首要任务。

    从我省的人口和计划生育工作形势来看，近几年特别是近两年来，我们抓住制约全省工作发展的薄弱环节，狠抓了党员干部计划生育登记建制工作、育龄群众长效节育措施的落实工作和针对基层基础薄弱的督调工作，全省的人口计生工作应该说呈现出了良好的势头，但还存在一些需要我们尽快加以关注和解决的问题，如住宅小区人口计生工作管理问题、流动人口计划生育管理和服务问题、出生人口性别比特别是二孩及以上出生性别比偏高的综合治理问题、计划生育奖励优惠政策的落实问题、人口计生综合改革问题等等。

    贯彻落实好“三个代表”重要思想和十六大以及十六届三中、四中全会精神，必须要深入研究解决工作中面临的这些困难和问题。在这种情况下，各级领导一方面需要及时了解上级政策及部署的贯彻落实情况，另一方面需要不断研究出现的新情况、新问题，及时采取措施加以解决。这就需要灵敏地捕捉信息，充分地利用信息，在对信息进行分析研究的基础上找出问题的原因和症结，确定解决矛盾的最佳方案。

    可以说，决策的过程，就是信息的输入、处理、输出的过程。决策的形成需要借助信息进行判断，决策的实施需要借助信息进行控制，决策执行终结后，需要借助信息进行总结，为新的决策创造条件。政务信息工作做得好不好，提供的信息及时不及时、真实不真实、全面不全面，将直接影响领导的决策和对全局工作的把握。因此，同志们一定要进一步增强做好政务信息工作的光荣感、责任感、使命感和紧迫感，围绕中心工作，搞好政务信息工作，为领导正确决策发挥好参谋助手作用。

    （三）加强政务信息工作，是促进办公室工作职能转变的需要

    如前所述，办公室是重要的综合协调部门，是机关的枢纽、窗口和门面，是领导重要的参谋和助手。在新形势下，办公室要适应电子政务和行政管理体制改革的需要，积极推动自身职能的转变。

    在工作内容上，要由以往主要做事务性工作，向事务和政务相结合、以政务性工作和辅助决策为主、当好参谋助手的方向转变；在工作重心上，要由以往主要服务领导，向服务领导与服务部门、服务基层、服务社会相结合，促进综合协调、确保政令畅通方向转变；在工作方法上，要由以往主要依靠行政手段，向多种手段综合运用、加强信息服务和信息引导方向转变。做好政务信息工作，是办公室实现上述三个转变的重要载体。

    政务信息工作既是上下级机关进行工作联系和沟通的必要环节和重要纽带，是上情下达、下情上达、左右通达的快速、便捷的通道。它便于下级向上级汇报工作，便于向上级及时反映工作中的问题，求得支持，便于下级及时与上级沟通工作思路，创造性地开展工作。从这个意义上讲，做好政务信息工作，对于促进办公室职能转变有着无可替代的作用。办公室要加强与领导和上级部门的协调，加强与业务部门的协调，加强与基层的协调，加强与社会各界的协调，把政务信息工作贯穿到各项业务工作中去，做到“健全制度，畅通渠道，讲求质量，提高效率”。